Etiktw

Perawatan dan Pemeliharaan Peralatan Kantor

Jum'at, 5 Juni 2015

 Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Alat-alat kantor merupakan barang atau fasilitas yang wajib ada dalam suatu perkantoran. Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Mesin-mesin kantor adalah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik.

Peralatan kantor memang sangat penting dalam sebuah instansi perkantoran. Karena dengan adanya peralatan kantor, semua pekerjaan bisa dengan mudah terselesaikan. Akan tetapi apabila peralatan kantor tersebut tidak dirawat atau dipelihara dengan baik, peralatan tersebut akan sangat rentan terkena berbagai macam kerusakan, mulai dari tidak berfungsi, mati dan masih banyak lagi, terlebih jika peralatan kantor tersebut bersifat elektronik.

Ada banyak sekali manfaat perawatan dan pemeliharaan perlatan kantor. Tidak hanya untuk mencegah kerusakan pada alat tersebut saja, melainkan juga dapat memperpanjang umur barang, mengoptimalkan kinerja alat tersebut, menghindari kehilangan dan masih banyak lagi.  

Manfaat pemeliharaan dan perawatan barang adalah :

     barang-barang  akan terpelihara dengan baik, sehingga jarang terjadi kerusakan

Ø  Memperpanjang umur barang

Ø  Menghindari kehilangan

Ø  Menghindari penyimpanan yang tidak teratur

Ø  Dengan terpelihara, akan menghasilkan pekerjaan yang baik

Macam-macam pemeliharaan dan perawatan barang :

Ø  Menurut kurun waktu

Ø  Menurut jenis barang

Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor

Untuk memelihara dan merawat barang kantor, hendaknya memperhatikan cara-cara berikut :

Ø  Selalu bersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah dipergunakan

Ø  Selalu memperbaiki barang yang rusak

Ø  Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenisnya

Ø  Selalu menyimpan kemabali barang yang telah dipergunakan pada tempat semula dan dalam keadaan baik dan benar

Ø  Selalu mengoprasikan atau menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaian

Pemeliharaan mesin kantor

Pengurusan pemeliharaan daoat ditempuh dalam 3 cara sebagai berikut :

Ø  Kontrak pemeliharaan (maintenance contrascts)

Ø  Servis perorangan (individual service calls)

Ø  Servis kantor (company operated services)

Cara Perawatan Komputer

Ø  Jauhkan komputer dalam lingkungan kering, jauh dari sumber panas yang berlebihan atau kelembaban. Jangan letakkan komputer di samping sumber pemanasan atau minum kopi dekat dengan komputer.

Ø  Menghapus layar dan keyboard secara teratur dengan kain statis-bebas dan bersih yang dirancang untuk digunakan pada komputer.

Ø  Gunakan kompresi udara untuk membersihkan puing-puing dari antara tombol pada keyboard. Balikkan keyboard atas dan kocok kotoran longgar. Gunakan kompresi udara lagi untuk mendapatkan puing-puing sisa dari antara tombol.

Ø  Jauhkan lubang ventilasi pada komputer yang jelas penyumbatan dari debu atau barang lainnya di atas meja untuk mencegah overheating. Gunakan kompresi udara untuk meniup debu dan puing-puing dari semua ventilasi. 

Cara Perawatan Mesin Printer

Ø  Buka bagian yang dapat dilepas dari printer dan bersihkan bagian dalam dengan kain kering bersih.

Ø  Periksa spesifikasi pada berat dan ukuran kertas. Pastikan bahwa kertas yang Anda gunakan tidak melebihi berat yang direkomendasikan dan ukuran. Berat kertas menunjukkan ketebalan kertas dan dapat ditemukan pada kemasan pabrik.

Ø  Hapus semua kertas yang macet sepenuhnya.

Ø  Ubah tinta yang diperlukan. Buka bagian atas printer dan keluarkan kartrid tinta. Spesifikasi harus dicetak di samping untuk membantu Anda memesan kartrid lain dari toko kantor lokal ritel Anda atau pemasok. Jika Anda tidak dapat menemukan kartrid tinta, mengacu pada pedoman produsen di manual printer.

Cara Perawatan Mesin Fax

Ø  Jauhkan mesin faks di ruang kering. Kelembaban dapat menyebabkan kertas saling menempel.

Ø  Tempatkan mesin faks setidaknya enam inci dari dinding ventilasi yang memadai di sekitar peralatan.

Ø  Kipas kertas dengan tangan Anda sebelum memasukkannya di mesin faks. Hal ini mencegah mesin mengambil terlalu banyak kertas dan tersangkut dalam operasi.

Ø  Ubah toner yang diperlukan. Cari akses pada bagian depan mesin fax dan menghapus toner. Sisihkan pada sepotong koran atau membuangnya di tempat sampah segera, sebab toner dapat bocor. Tempatkan kartrid toner baru dalam slot. Mengelap tumpahan apapun. 

Cara pemeliharaan mesin stensil

Ø  Saringan mesin stensil hendaknya diperiksa dan kalau perlu dibersihkan dengan sedikit bensin campur minyak atau paling tepat adalah dengan air panas sehingga bekas tinta yang kering tidak menyangkut pada saringan.

Ø  Apabila sudah selesai, kita melepaskan stensil sit dan kalau menghendaki stensil sit akan dipakai lagi bersihkan dengan menggunakan minyak tanah yang kemudian disimpan dengan cara menggantung stensil sit.

Ø  Tutup mesin stensil supaya bersih. Sebelumnya kita harus melepaskannya dari aliran listrik.

Cara pemeliharaan mesin scanner

Ø  Apabila kita telah selesai memakai mesin scanner, kita harus membersihkannya dengan menggunakan sikat.

Ø  Setelah itu, kita harus memberinya dengan sedikit minyak agar mudah dipergunakan lagi.

Ø  Tutup mesin dengan plastik dan kita hrus melepaskannya dari aliran listrik.

http://serlinuraini.blogspot.com/2014/04/pemeliharaan-dan-perawatan-barang-kantor.html

serli nur'aini